Günlük yönetim: kötü geçen bir saati aynı gün aksiyona dönüştüren rutinler

Günlük yönetim neyi kapsar ve bir fabrikanın ne kadar hızlı tepki verdiğini neden belirler

Kayıplar dakikalar içinde yaşanır. Çoğu yönetim sistemi onları haftalar içinde gözden geçirir. Günlük yönetim aradaki katmandır: 07.40'ta görülen bir problemin gün bitmeden onu çözme yetkisine sahip birine ulaşmasını ve onu dile getiren ekibin yanıt almasını sağlayan sabit rutinler bütünü.

Ağırlık taşır, çünkü diğer her sütun işleyebilmek için ona bağlıdır. Kayıp verileri ancak bir toplantı onlara baktığında işe yarar. Bir kök neden yöntemi ancak bir eskalasyon kuralı onu tetiklediğinde kullanılır. İyileştirme aksiyonları ancak bir rutin onları gözden geçirdiğinde kapanır. Günlük yönetim yoksa bu uygulamalar kâğıt üzerinde vardır ve biri vakit bulduğunda yapılır.

Bir vardiya amirinin gününün neye ayrılacağını da günlük yönetim belirler. Tanımlı rutinler olmadan vardiya amirleri yangın söndürmeye kayar ve fabrika, kimi arayacağını bilen birkaç kişiye bağımlı hale gelir. Rutinler varsa fabrika gece vardiyasında da gündüz vardiyasındaki gibi davranır; fabrika müdürü tatildeyken de aynı şekilde.

Bunların hiçbiri yazılım gerektirmez. Bu sütundaki her uygulama bir beyaz tahta ve basılı bir formla yürüyebilir. Değerlendirmenin puanladığı şey, rutinin gerçekten izlenip izlenmediği ve bir kararla sonuçlanıp sonuçlanmadığıdır.

Sahada görüleceği haliyle beş seviye

Değerlendirmeyi yapmadan önce fabrikanızı yerleştirmek için tabloyu kullanın, ardından sütun endeksinizle karşılaştırın. Seviyeler sayfasındaki en zayıf sütun kuralını unutmayın: bir fabrika, diğer sütunları ne kadar güçlü olursa olsun, en zayıf sütununun bir seviyeden fazla üzerinde olamaz.

Beş soru ve fabrikaların kendilerini nasıl yanlış değerlendirdiği

Bu sütunda öz değerlendirme kolayca kayar, çünkü rutin genellikle bir yerde yazılıdır ve yanıtı veren kişi günün en iyi yürüyen toplantısına katılır. Aşağıdaki her kontrol bir haftadan kısa sürer ve bir defter ile bir saatten başka bir şey gerektirmez.

1. Yapılandırılmış bir günlük performans toplantısı var mı? Sorunların hattan karar verebilecek birine aynı gün ulaşıp ulaşmadığını soruyoruz. Fabrikalar, toplantı zincirinin uygulamasını değil tasarımını anlatarak kendilerini abartılı değerlendirir: hat yoğun olduğunda atlanan hat toplantısı ya da alt kademelerin yapmadığı işi yaptığı için 45 dakika süren bir fabrika toplantısı.

2. Vardiya devri nasıl işliyor? Gelen vardiyanın ihtiyaç duyduğu her şeyle işe başlayıp başlamadığını ve her açık sorunun devirden bir isimle çıkıp çıkmadığını soruyoruz. Sık görülen abartma: standart bir form vardır, ancak çıkan lider gittikten sonra doldurulur ya da bir önceki günden kopyalanır.

3. Hat başında görsel yönetim nasıl görünüyor? Yanından geçen birinin hattın plana uyup uymadığını ve neyin ters gittiğini görüp göremediğini soruyoruz. Abartılı değerlendirme, ekip yerine vardiya amirinin güncellediği panolardan ya da vardiya sonunda doldurulan saatlik sütunlardan kaynaklanır. Tersi de olur: iyi kullanılan kâğıt bir panosu olan fabrikalar bazen Seviye 4'ün ekran gerektirdiğini varsayar. Gerektirmez.

4. Anormallikler üst kademeye nasıl taşınıyor? Eskalasyonun süre tetikleyicileri olan yazılı kurallara uyup uymadığını ve bu kuralların kullanılıp kullanılmadığını soruyoruz. Duvarda asılı olup kimsenin uymadığı bir matris, lamine kaplaması ne derse desin, uygulamada Seviye 2'dir.

5. Vardiya amirleri ve yöneticiler tanımlı bir günlük rutini izliyor mu? Bu, yönetici standart işidir. Liderlerin gününün, saha zamanı ve kontroller dahil, korunan bir yapısı olup olmadığını ve uyuma bakan biri olup olmadığını soruyoruz. Fabrikalar ajandaya değil yazılı rutine bakarak yanıt verdiklerinde kendilerini abartılı değerlendirir.

Seviye 4'teki fabrikalar neyi farklı yapar

Günlük yönetimde Seviye 4'teki fabrikalar diğerlerinden daha fazla toplantı yapmaz. Daha kısa toplantıları, sabit bir sırayla ve her kademenin ne için olduğuna dair katı bir kuralla yaparlar. Onları ayıran uygulamalar şunlardır.

• Zamanlanmış bir sıra. Hat toplantıları bölüm toplantısı başlamadan, bölüm toplantısı da fabrika toplantısından önce biter. Örneğin: hatlar 08.00'de, bölüm 08.20'de, fabrika 08.40'ta. Her kademe, alttaki kademenin yukarı gönderdikleriyle çalışır.
• Ayakta, panonun önünde, süre tutularak. On beş dakika hedef değil tavandır. Daha uzun süre gerektiren bir konu toplantıdan bir sorumlu ve bir zaman aralığıyla çıkar ve orada daha fazla tartışılmaz.
• Her kademede aynı gündem. İş güvenliği, kalite, üretim, sorunlar, bu sırayla; böylece herhangi bir kademeden herkes herhangi bir toplantıya katılıp onu takip edebilir.
• Üst kademeye taşımak için yazılı bir kural. Bir sorun, kademenin kontrol etmediği bir yetki, bütçe ya da başka bir bölüm gerektirdiğinde aynı gün yukarı taşınır. Geri kalan her şey dile getirildiği yerde çözülür.
• Yanıt dönüş tarihi olan bir sorun listesi. Üst kademeye taşınan her sorun, dile getirildiği tarih, dile getiren kişi, sorumlu, bitiş tarihi ve yanıtın ekibe geri gittiği tarihle kaydedilir. Çoğu fabrikada eksik olan son sütundur.
• Beş dakikalık bir toplantı olarak vardiya devri. Yüz yüze, panonun önünde, iki lider de hazır. Her açık sorun adı belli bir kişiye devredilir ve gelen lider formu imzalar.
• Süre tetikleyicili ve üçüncü basamaklı eskalasyon. Örneğin: 10 dakikayı aşan bir duruşta teknisyen, 30 dakikayı aşanda vardiya amiri, fabrikanın belirlediği daha uzun bir sınırı aşanda üretim müdürü çağrılır. Kalite blokajları ve malzeme eksikliklerinin aynı sayfada kendi satırları vardır.
• Rutine yerleştirilmiş katmanlı proses denetimleri. Her kademe belirli bir sıklıkta hat başında birkaç standart noktayı kontrol eder: takım liderleri her gün, vardiya amirleri ve yöneticiler daha seyrek. Bulgular ayrı bir rapora değil sorun listesine girer.

Bir seviye yukarı çıkmak için 90 günlük plan

Raporunuz beş sorunun her biri için somut bir sonraki adım verir. Aşağıdaki plan bunları, günlük toplantısı olan ama değişkenlik gösteren, devirleri serbest biçimli yapılan ve eskalasyonu telefonla işleyen bir fabrika için birleştirir. Darboğaz hattı ve bir vardiya amiriyle başlayın; ilk hat bir ay boyunca oturduktan sonra diğer hatları ekleyin.

1. 1–2. haftalarBugün üretime dokunan her toplantıyı çıkarın: kim, ne zaman, ne kadar sürüyor, ne karar veriliyor. Günlük toplantı için tek bir saat ve yer belirleyin ve dört başlıklı gündemi yazın. Süresini ölçmeye başlayın. Her hat için, her vardiyada bir arıza, bir kalite sorunu ve bir malzeme eksikliği durumunda kimin aranacağını, her biri için bir süre kuralıyla birlikte listeleyen bir sayfa yazın ve hat başına asın.
2. 3–6. haftalarDarboğazda, fabrika toplantısından önce ve kendi panosunun önünde yapılan hat düzeyinde bir toplantı ekleyin. Vardiya devrini, tek sayfalık bir form kullanılarak panonun önünde yapılan beş dakikalık yüz yüze bir toplantıya taşıyın. Darboğaz panosunu, tutturulamayan her saatin yanına bir neden yazılan saatlik düzene geçirin. Her eskalasyonu açıldığı ve yanıtlandığı saatle kaydedin.
3. 7–12. haftalarYanıt dönüş tarihi olan sorun listesini başlatın ve yanıt sürelerini her hafta gözden geçirin. Kayıttan yararlanarak eskalasyon tetikleyicilerini ayarlayın. Her vardiya amirinin günlük rutinini tek sayfaya yazın ve birkaç standart noktadan oluşan kısa bir katmanlı denetim ekleyin. 12. haftada yukarıdaki beş öz kontrolü tekrarlayın ve değerlendirmeyi yeniden yapın.

90 gün boyunca kimin neyden sorumlu olduğu:

• Fabrika müdürü: toplantı saatlerini korur, her gün fabrika kademesine katılır ve kendisi de yazılı bir rutini izlemeye başlar.
• Üretim müdürü: gündem, kademe sırası, sorun listesi ve yanıt sürelerinin haftalık gözden geçirmesi.
• Takım liderleri: hat toplantısı, saatlik pano ve vardiya devri.
• Bakım ve kalite sorumluları: kendi sorunlarının ortaya çıktığı kademeye katılır ve eskalasyon tetikleyicileri içinde yanıt verir.
• Sürekli iyileştirme sorumlusu: her hafta toplantılardan ve devirlerden bir örneklem gözlemler ve bunları yürüten liderlere koçluk yapar.

Jürinin doğrulamada aradığı kanıtlar

Günlük yönetimi anlatmak kolay, birkaç hafta boyunca taklit etmek zordur; bu yüzden doğrulamada jüri üyeleri birkaç haftayı kapsayan kayıtlar ister. Var olan bir rutin her gün iz bırakır.

• Kademe sırasını ve saatlerini gösteren toplantı takvimi ve en az birkaç haftalık katılım kayıtları.
• Sorun listesiyle birlikte bir kademe panosunun fotoğrafları; dile getirilme ve yanıtlanma tarihlerini göstermeli.
• Bir hafta boyunca art arda vardiyalara ait, açık sorunların karşısında isimlerin yazılı olduğu devir formları.
• Hat başına asıldığı haliyle eskalasyon matrisi ve açılış ve yanıt saatlerini içeren gerçek eskalasyonların kaydı.
• Art arda birkaç güne ait saatlik panolar.
• Vardiya amirleri ve yöneticiler için yazılı yönetici standart işi ve doldurulmuş katmanlı denetim kontrol listeleri.
• İsterseniz, bir hat toplantısının olağan akışıyla kısa bir kaydı.

Geçerli sayılmayanlar: kullanıldığına dair hiçbir iz taşımayan bir gündem şablonu, tek kayıt olarak sonradan yazılmış tutanaklar, kaydı olmayan bir eskalasyon matrisi ya da Seviye 5 iddia ederken yalnızca vardiya amirleri için yazılmış yönetici standart işi. Görüşmede, üst kademeye taşınmış bir sorunu hattan yanıtına kadar izlemeniz istenebilir.

Fabrikaları bu sütunda yerinde saydıran tuzaklar

• Karar vermek yerine rapor veren toplantılar. İnsanlar herkesin panodan okuyabileceği rakamları okur. Her kademeden toplantıyı bir karar ve eskalasyon listesiyle bitirmesini isteyin; liste bir hafta boyunca boş kalıyorsa toplantının yeniden tasarlanması gerekir.
• Yalnızca patron oradayken yapılan toplantı. Fabrika müdürü seyahatteyken günlük toplantı atlanıyorsa, rutin fabrikaya değil bir kişiye aittir.
• Yanıtı geri dönmeyen eskalasyon. Ekipler birkaç hafta sorun dile getirir, bir şey duymaz ve bırakır. Bu sessizlik sonra iyileşme gibi görünür.
• Fabrikaya göre fazla kademe. Tek vardiya amiri olan küçük bir fabrikanın üç toplantı kademesine ihtiyacı yoktur. Güvenilir şekilde yapılan iki kademe, ara sıra yapılan üç kademeden iyidir.
• Duvar süsü panolar. Hat başına her biri farklı bir girişimle başlamış ve hiçbiri güncel olmayan birkaç pano. Hat başına bakımı yapılan tek bir pano daha değerlidir.
• Tek başına doldurulan devir formları. Form bir ritüele dönüşür ve gerçek devir otoparkta yapılır ya da hiç yapılmaz.
• Denetim aracı olarak kullanılan yönetici standart işi. Uyum gözden geçirmeleri insanları hata yaparken yakalamak için kullanıldığında, vardiya amirleri kontrol listesini doldurur ve turu yapmayı bırakır.

Buradan nereye

Fabrikanızı FEI değerlendirmesiyle puanlayın: 12 ila 15 dakika sürer ve size bu sütunun endeksini ve en büyük açıklarınız için 90 günlük bir adımı verir. Raporunuz güçlü rutinler ama zayıf veri gösteriyorsa önce performans görünürlüğü sayfasını okuyun. Aksi halde bir sonraki sütun, rutinleriniz bir sorunu üst kademeye taşıdıktan sonra ona ne olduğunu ele alan kayıp ve duruşlarda problem çözme sütunudur.

Sorular